文系醫學生の記録

北海道大學醫學科學生井上大輔が書いてゐます.

スキャナ運用の問題点

私は ScanSnap S1500 を持っている。紙類はこれでスキャンして保管することを原則にしている。しかし、あまり便利ではない。その要因を書く。

大判の紙、冊子の問題

このスキャナでは、簡単にスキャンできるのは A4 までの大きさの紙だ。A3 までの紙ならば折りたたんで透明フィルムに挟むことでスキャンできるが、手間がかかるので、本稿ではスキャンできないものと見なして扱う。そして、冊子になっているものは完全にスキャンできない。

このせいで、一つのプロジェクトに関する書類に A4 までの紙のものと、それより大きい紙や冊子が混在している場合、電子化できるのは前者だけになる。そうすると、書類を参照するとき、参照先がコンピュータ内のファイルと実物とに散らばってしまう。これは不便だ。

Evernote のセキュリティの問題

書類は基本的に Evernote に保存している。しかし、職務上の秘密や、自分や他人のプライバシーを含むものは、漏洩を恐れて、ローカルに保存している。これもまた参照先が散らばる原因となり、不便である。

OCR の問題

スキャンした書類はすべて OCR を適用し、PDFに文字データを埋め込むことにしている。OCR の精度は完全ではない。このため、キーワードで検索しても目的の書類がひっかからないことが多い。結局手作業でファイルを一つ一つ開いて探すはめになることも多い。こうなった場合は、時間がかかる。スキャンせずに書類を残しておいたほうが早く見つけられるほどだ。

ファイル名の問題

スキャンしてできた PDF には、適切なファイル名をつけるべきである。しかし、いいファイル名が思いつかなかったり、後にしようと思ってしまったりして、「2015年02月26日03時50分34秒.pdf」のような名のファイルがたまってしまうことが多い。

紙詰まりの問題

頻度は低いが、紙詰まりが発生する。発生した場合、紙がくしゃくしゃになってしまう。このため、重要な書類や個人的に思い入れのある手紙等は、スキャンするのをためらうことがある。

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